Digitale generalforsamlinger og årsmøter – flott eller flopp?

Da Norge stengte ned i midten av mars i år, hadde akkurat startskuddet gått for gjennomføring av generalforsamlinger og årsmøter i de 184 boligselskapene som er tilknyttet oss. Mange av dere hadde allerede avtalt møtedatoer. Men både vi og dere innså raskt at disse møtene ikke kunne gjennomføres etter planen. Det innså også regjeringen, så den 8. april kunne vi legge til rette for at dere kunne møtes digitalt i stedet.

Skeptiske beboere

Vi var spente på hvordan dere ville ta imot anbefalingen vår om å avholde digitale generalforsamlinger/årsmøter. For vi visste at ikke alle av dere var like begeistret for digitale løsninger. Og rett etter at vi sendte ut informasjon om den nye digitale møtearenaen, fikk vi flere bekymrede telefoner fra dere. De fleste bekymringene gikk ut på at dere var redde for at denne møteformen ville ekskludere de som ikke var gode på data. Dessuten var det flere av sakene som var for komplekse til at dere kunne løse dem med et tastetrykk.

En hybrid versjon

Vi la derfor til rette for at de beboerne som ikke var komfortable med å logge seg på digitalt, kunne avgi stemmer på tradisjonelt vis. Og hvis dere hadde komplekse saker, så kunne dere utsette disse til dere kunne møtes ansikt til ansikt. Dermed gikk vi for en hybrid versjon hvor de ulike behovene deres ble ivaretatt.

En mer demokratisk løsning

Det skulle vise seg at den nye møteformen var mer inkluderende enn den gamle. Aldri før har møtedeltakelsen på generalforsamlinger/årsmøter vært høyere i boligselskapene. Blant de som hadde mest økning var Nessjordet 2 borettslag på Inderøy som økte deltakelsen fra i fjor med 220 %. Bakken borettslag i Levanger økte deltakelsen med 109 % og Reinsholm borettslag i Verdal økte med 92 % siden i fjor. Den digitale møteplassen løftet engasjementet og styrket demokratiet i boligselskapene.

Fornøyd styreleder i Solsida borettslag i Verdal

Styreleder i Solsida borettslag i Verdal, Alise Almli, er en av de som er positive til den hybride gjennomføringen.

- Jeg er dårlig på data, men synes likevel at gjennomføringen av generalforsamlingen gikk veldig greit. Jeg fikk god bistand fra boligbyggelaget både før og etter møtet, så det ble ikke noe merarbeid for meg. I tillegg økte deltakelsen med 35 % i forhold til fjoråret.

Almli forteller videre at borettslaget også hadde et ekstraordinært møte utendørs for å drøfte utbygging av inngangspartiet. Denne saken krevde mer diskusjon enn det den digitale møteformen kunne legge til rette for. Igjen opplevde borettslaget et svært godt oppmøte.

- Med den digitale løsningen, kombinert med mulighet til å stemme på papir og å møtes ansikt til ansikt senere, ble generalforsamlingen mer brukervennlig. Dermed ble også oppmøtet bedre. Jeg håper vi kan videreføre dette framover, avslutter hun.

Det måtte en krise til

Av og til må det en krise til for å innse at det er lurt å fornye seg. Den digitale møteplattformen Min Side hadde ligget klar på hjemmesiden vår i to år da koronapandemien kom. Fram til mars i år hadde 974 av dere tatt i bruk Min side. Fra mars og fram til oktober har det blitt opprettet 743 brukere til. Koronapandemien fikk dermed fart på den digitale møteformen også i styrearbeidet.

En mer fleksibel løsning

Teamleder for forvaltningsavdelingen, Eva Kristin Bjørvik, sier at den hybride formen på generalforsamlingene og årsmøtene har fordeler som hun håper at vi kan ta med oss videre.

- Årets deltakelse på den ordinære generalforsamlingen til Boligbyggelaget Midt økte med over 100 % i forhold til i fjor. En stor grunn til det var at man kunne stemme over flere dager i stedet for å møtes én bestemt kveld. I tillegg kunne man delta i møtet enten man satt i stua eller var på ferietur. En annen fordel er at nå ligger all historikk fra generalforsamlingene og årsmøtene lagret på nett i stedet for i en papirbunke.